مشاور:چگونه یک تیم کاری شکل می‌گیرد

اگر مدیر یک سازمان باشید، ممکن است یکی از دغدغه‌های شما، نحوه تشکیل‌ تیم‌های کاری منسجم، با برنامه و حرفه‌ای باشد. شما نیاز به افرادی با ویژگی‌ها و مهارت‌های متنوع دارید که معمولا زمینه‌های کاری و فکری و حتی فرهنگی- اجتماعی متفاوت دارند. هدایت صحیح این منابع (افراد، مهارت‌ها و دانش) در قالب یک تیم کاری، مهارتی است که می‌تواند در سازمان تغییرات مثبت ایجاد کند.
اما تشکیل تیم، یکباره اتفاق نمی‌افتد. اعضای تیم علیرغم تمام تفاوت‌هایی که دارند، باید قادر باشند بطور یکپارچه و همراه در جهت دستیابی به یک هدف مشترک حرکت کنند.
مراحل شكل گيري کار تیمی
 شكل‌گيری و توسعه تيم، فرايندی پوياست. بيشتر تيم‌ها خود را دائماً در حال تغييرمی‌يابند و ممكن است هرگز به مرحله‌ای ثابت نرسند. اما صاحبنظران معتقدند كه بيشتر تيم‌ها فرايند تكاملی را طی می‌كنند. براساس مــدل «تــوكمــن» تيم‌هـا چهار مرحله (شكل‌گيری، طوفان‌زايی، هنجارسازی و عمل) را طی می‌كنند. استيفن رابينز به فرايند توسعه و تكامل تيم از ديدگاه توكمن مرحله «فروپاشی» را نيز اضافه كرده كه به نظر می‌رسد، مراحل مدل توكمن را كامل ساخته است. اين مراحل عبارتند از:

۱- شكل‌گيری
 مرحله‌ای است كه در آن اعـــضای گروه برای اولين بار دورهم جمع میشوند و در خصوص کار تیمی به بحث و تبادل نظر می‌پردازند و مشتاق هستند در مورد فرایند و علت تشکیل تیم کاری گفتگو کنند. در این هنگام نقش فردی به عنوان رهبر تیم مشخص می‌شود که لازم است افراد را از اهداف شکل‌گیری تیم و نقش هرکدام آگاه کند.

۲ – طوفان زايی
 در این مرحله، اهداف و فعالیت‌های تیم تا حدود زیادی مشخص می‌شود و افراد شناخت نسبی به یکدیگر و به کار پیدا می‌کنند . این مرحله آغاز گفتگو، تبادل نظر و تعارض در یک تیم است و اگر به درستی هدایت نشود ، احتمال فروپاشی وجود دارد. از جمله مواردی که باعث بروز تعارض می‌شود: کمبود مهارت‌های ارتباطی، فقر اطلاعات، دیدگاه‌های نادرست، کم توجهی به نظرات دیگران، نیازها و ارزش‌های فردی، تجربیات کم و برنامه‌ریزی ضعیف است که با حضور یک رهبر کارآمد به مسیر درست هدایت می‌شود. در اين مرحله شخصيت‌ها با هم اصطـكاک پيدا می‌كنند. هيچكس به راحتی نكته‌ای را نمی پذيرد. از همه مهمتر، ارتباطات بسيار كمی اتفاق می‌افتد و هيچكس گوش شنوايی ندارد و بعضي از افراد هنوز تمايلی به گفتگوی آزاد ندارند.

۳ – هنجارسازی (ضابطه‌مندی)
 توانمندی رهبر تیم باعث خواهد شد که اعضای تیم به مرحله سوم راه یابند. از اتفاقات مهمی که در این مرحله رخ می‌دهد، گذر ابرهای توفانی از بالای سر تیم و آرام شدن آسمان آبی برای آنان است. افراد در کنار هم احساس آرامش داشته و از اینکه در کنار یکدیگر مشغول کارند، رضایت دارند. آنها دوست دارند مشکلات موجود در تیم را برطرف کنند و به بحث و تبادل نظر بپردازند و به همین خاطر به یکدیگر بازخوردهای سازنده می‌دهند و در جهت رشد یکدیگر تلاش می‌کنند.
 اکنون همه به دنبال آن هستند که استانداردهای لازم در تیم تدوین شود. هدف‌ها به روشنی مشخص شوند. آن گونه که اعضای تیم با وظایف تعیین شده بتوانند فعالیت نمایند. در این مرحله تلاش‌ها در جهت ضابطه‌مندی درتیم است تا افراد بر اساس اصولی مشخص بتوانند مسیر خود را هماهنگ، طی کنند. یکی از اتفاقاتی که در این مرحله رخ می‌دهد آن است که اقتدارگرایی رهبر تیم کاهش می‌یابد و گویی این قدرت رهبری به آهستگی در بین اعضای گروه پخش می‌شود و اکنون تک تک اعضاء می‌توانند بر اساس ضابطه‌مندی‌های مشخص شده و با ارائه روش‌های ارزشمند، تیم را به سوی هدف، هدایت نمایند.

۴ – عمل (مرحله کار و تلاش)
 در این مرحله، اعضای تیم فعالانه تلاش می‌کنند و اشتیاق و همکاری برای رسیدن به هدف در تیم بالاست.انگیزه درونی افراد رشد کرده و اعتماد و اطمینان در تیم حاکم شده است. تمامی اعضاء به دنبال آن هستند که کیفیت کار را افزایش دهند. رهبری تیم در وجود تمامی اعضای تیم نهادینه شده است و تعاملات و تصمیماتی که گرفته می‌شود، تیم را به سوی هدف و ماموریت هدایت می‌نماید. این مرحله‌‌ای است که اگر یک تیم به آن دست یابد با گذر زمان تکامل می یابد ومی‌تواند به گروهی هدفمند و تاثیر‌گذار تبدیل شود که علاوه بر آنکه زمینه رشد و تحول تیم را فراهم می‌کند، می‌تواند ثمرات ارزشمندی را در جامعه یا سازمان به همراه داشته باشد. گاهی نیز تیم‌ها ممکن است در مرحله تکاملی خویش به جایگاهی دست یابند که بار دیگر پوسته پاره کرده و در ساختار جدید به فعالیت‌های خود ادامه دهند. در این مرحله تیم از هم پاشیده می‌شود و ساختار جدید از دل آن روییده می‌شود که می‌تواند تاثیرات بیشتری در پی داشته باشد و یا آنکه به اهداف نهایی تعیین شده دست یابد و به ماموریت خویش پایان دهد و بار دیگر ماموریتی جدید را آغاز نماید.
 رسيدن به اين مرحله، حد اعلای تكامل كار تيمی است. در اين مرحله تيم، سيستمی را وضع می‌كند كه اجازه می‌دهد نقطه نظرها و ديدگاه‌ها آزادانه و بدون رودربايستی مبادله شود و درجه بالايي از حمايت‌های درون گروهی برای تصميم‌گيری شكل می‌گيرد. همچنين توان اعضا از سطح « تبدیل به تیم شدن» به «دانستن» تحول يافته و در انجام وظايف ضروری يكديگر را همراهی می‌كنند. خطری كه در اين مرحله تيم را تهديد می‌كند «گروه انديشی» groupthink است.

۵ – فروپاشي
 در اين مرحله تيم به دلیل دسترسی به اهداف و اتمام وظایف، آماده انحلال است. در این شرایط، ديگر مبرم‌ترين وظيفه، بالابردن سطح انجام وظيفه نيست. درعوض، توجه معطوف به پايان دادن به فعاليت‌ها است. البته تیم ممکن است که بعد از به اتمام رسانیدن وظایف، کارها و فعالیت‌های جدیدی برای خود تعریف کنند. نكته مهمی كه در مراحل شكل‌گيری تيم می‌توان به آن اشاره كرد اين است كه تيم‌ها فرآيند تكاملی خاص خود را دارند. اين فرآيند وقتی كامل می‌شود كه نقش رهبری تيم به موازات بلوغ تيمی از حالت «اقتدارگرا» به «هماهنگ كننده» تغيير يابد. همچنين لازم به توضيح است که هميشه تيم‌ها به طورشفاف از مرحله اول به مرحله بعدی نمی‌روند. درواقع در برخی موارد، مراحل متعدد، به طور همزمان شكل می‌گيرند.