سیستم مدیریت یکپارچه-IMS

سیستم، ارتباط داخلی بین اجزا برای رسیدن به یک هدف است .

این اجزا شامل ، سازمان منابع و فرآیند هاست.

بنابراین اشخاص تجهیزات و فرهنگ همانند سیاستهای کاری مستند و تجربیات بخشی از سیستم هستند .

 سیستم مدیریت یکپارچه IMS سیستم مدیریتی ست که تمام اجزای یک کسب و کار را در یک سیستم منسجم برای رسیدن به هدف و ماموریت یکپارچه می سازد .

هرچیزی که بر کسب و کار موثر است بایستی بخشی از سیستم مدیریت باشد.

بنابراین IMS  تمامی سیستم هایی که بر کیفیت تمرکز دارند را یکپارچه می سازد .

سلامت و ایمنی، محیط زیست ، پرسنل، دارایی، امنیت و غیره. این به آن معنی ست تمام فرایندها و اسنادی که آنهارا تشریح می کند یکپارچه خواهند شد .

چه چیزی یکپارچه نیست؟

برای یکپارچه سازی برخی چیزها تنها قراردادن آنها کنار سایر جزئیات نیست بلکه بایستی برای کامل ساختن سایر اجزا به صورت یک مجموعه استفاده شوند .

بنابراین، قراردادن یک سیستم مالی، سیستم کیفیت و سیستم زیست محیطی در یک پکیج روش ها و خط مشی ها، یک سیستم مدیریت یکپارچه IMS محسوب نمیشود.

ایجاد یک استاندارد ملی برای سیتم های مدیریت ، یکپارچه نیست.

خرید یک یک بسته نرم افزاری که مستندات کیفیت، ایمنی و زیست محیطی را اداره می کند، یکپارچه نیست.

ایجاد نظم، به عنوان مثال، قراردادن مدیر کیفیت، مدیر ایمنی ، مدیر محیط زیست دریک بخش، یکپارچه سازی نیست.

اما هیچکدام یکپارچه نیستند جز، کیفیت، بهداشت، ایمنی، و محیط زیست یک سیستم مدیریت یکپارچه IMS می باشد که به عنوان تنها یک سیستم در هر کسب و کار ی قابل اجرا است.

سیستم مدیریت یکپارچه IMS

گاهی اوقات کلمه “سیستم” حذف می شود، در نتیجه عنوان یکپارچه از سیستم مدیریت تغییر می کند.

مدیریت یکپارچه مفهومی است که بوسیله آن، مدیریت کاربردی ای که در طول یک سازمان پراکنده است را هر یک از مدیران بخشی از این طیف را اداره می کنند.

به عنوان مثال، یک مدیر تولید باید برنامه ریزی، تولید، ایمنی، پرسنل، کیفیت، محیط زیست، امور مالی و … را اداره کند.

چرا باید سیستم های مدیریت یکپارچه شوند:

چندین دلیل خوب برای یکپارچه سازی وجود دارد:

• کاهش تکرار و در نتیجه کاهش هزینه ها
• کاهش خطرات و افزایش سوددهی
• تعادل اهداف متناقض
• از بین بردن مسئولیت ها و روابط متضاد
• انتشار سیستم قدرتی
• تمرکز بر روی اهداف کسب و کار
• رسمی کردن سیتم های غیر رسمی
• بهینه سازی
• ایجاد ثبات
• بهبود ارتباطات
• تسهیل آموزش و توسعه
• فشار

فشار  برای یکپارچه سازی سیستم مدیریت یک شرکت، باید از درون شرکت باشد.

خیلی تردیدبرانگیز است که مشتریان درخواست سیستم مدیریت یکپارچه IMS را داشته باشند، زیرا هیچ استاندارد ملی و یا بین المللی  برای سیستم های مدیریت یکپارچه وجود ندارد.

سیستم چگونه باید یکپارچه شود؟

روش های مختلفی وجود دارد که بسته به موقعیت سازمان می توان انجام شود.

تغییر

اگر یک سازمان، دارای گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت باشد، می تواند بر اساس آن، شرکت را ، با اضافه کردن پروسه های لازم برای تهیه کردن بهداشت، محیط زیست، ایمنی و سایر الزامات استاندارد های سیستم مدیریت بسازد.

همه سیستم ها باید مراحل زیر را به اشتراک بگذارند:

کنترل و توسعه مستندات

آموزش

ممیزی داخلی

بررسی مدیریت

اقدام اصلاحی

اقدام پیشگیرانه

چند نکته مهم دیگری وجود دارد:

ارزیابی ریسک – باید خطرات ایمنی، اثرات زیست محیطی و روند شکست .

با داشتن یک رویکرد متداول مقایسه خطرات  در بخش های مختلف کسب و کار آسان تر خواهد بود

مدیریت مقررات –پوششی برای جذب مقررات بهداشت، ایمنی – امنیت و غیره و تجزیه و تحلیل انها از تاثیرات است.

مدیریت برنامه – تمرکز بر برنامه های بهبودسازی ویژه مانند پیشرفت ایمنی، محیط زیست و امنیت

آگاهی عمومی – جنبه های اطلاع رسانی سلامت، ایمنی و محیط زیست رسیدگی

یکپارچگی ، اضافه کردن شیوه های جدید را در فرآیندهای موجود با خود به همراه می آورد ، از این رو اصلاح مستندات برای پوشش بهداشت، ایمنی و … را در بردارد.

ضعف این روش این است که نتیجه کیفیت تا حد زیادی به رویکرد سازمانی که در حال توسعه سیستم مدیریت کیفیت اصلی هستند بستگی دارد.

سیستم های یکپارچه

اگر یک سازمان دارای بیش از یک سیستم رسمی – به عنوان مثال یک سیستم مدیریت کیفیت و سیستم مدیریت زیست محیطی –  می توان دو سیستم را ادغام کرد و اقدام به اقدام به یکپارچه سازی کرد به عنوان شروع کار رسمی خود.

با این روش ، سازمان می تواند مستندات را یکپارچه کند که از طریق همان روند حمایت می شود.

با این حال، دو سیستم جداگانه با قی می مانند، مگر اینکه بر چسب حذف را داشته باشند و کیفیت و ایمنی و محیط زیست درسطح جزئی جدا نمی شوند.

رویکرد مهندسی سیستم

خواه یک سازمان دارای یک سیستم رسمی باشد یا نه، میتوان رویکرد مهندسی سیتم را به توسعه سیستم مدیریت تعمید داد. به عنوان مثال،  طراحی یک سیستم از بالا به پایین برای تحقق یک هدف خاص

این رویکرد، با نگاه کردن به کسب و کار به عنوان یک کل ، باعث سازماندهی هدف ، ماموریت و فرآیندهای اصلی که در نهایت رسیدن به این ماموریت می باشد، کمک می کند.